Neues Intranet mit integriertem Dokumenten Management auf Basis von Microsoft SharePoint Server 2010

Die neue Lösung überzeugt vor allem aufgrund der hohen Benutzerakzeptanz sowie den umfassenden Funktionalitäten für das Dokumenten Management. Diese beiden Punkte schaffen die notwendige Voraussetzung, dass die Dokumentationen der Standards effizient vom Hauptsitz in die weltweiten Beschichtungszentren verteilt werden können.

Oerlikon Balzers ist der weltweit führende Anbieter von plasmagestützten Oberflächenbeschichtungen, welche die Leistung und Lebensdauer von Werkzeugen und Präzisionsbauteilen verbessern. Die Business Unit betreibt eigene Beschichtungszentren in allen wichtigen Industriezonen Europas, Süd- und Nordamerikas und Asiens. Täglich beschichtet Oerlikon Balzers Hunderttausende von Werkzeugen und Präzisionsbauteilen in den weltweit fast 90 Beschichtungszentren. Um die Kunden innerhalb der garantierten 48 Stunden oder just-in-time beliefern zu können, folgt das Unternehmen seinen Kunden und betreibt die Beschichtungszentren vor Ort neben den Produktionsstätten der Kunden. Der Hauptsitz von Oerlikon Balzers befindet sich im Fürstentum Liechtenstein in Balzers.

Oerlikon Balzers möchte auch in den nächsten Jahren nachhaltig und überproportional wachsen. Voraussetzung dazu sind einerseits weiterhin herausragende Forschungs- und Entwicklungsleistungen und andererseits die Sicherstellung von Qualität und Effizienz. Dies soll mit einer hohen, weltweiten Standardisierung mittels Dokumentationen von Prozessen und Arbeitsschritten sowie Vorlagen und internen Formularen erreicht werden. Dazu verfügte Oerlikon Balzers bereits über ein Intranet und ein Dokumenten Management System (DMS). Jedoch handelte es sich bei Intranet und DMS um getrennte Systeme. Deshalb musste man beispielsweise bei Fragen zu einem Formular ins Intranet wechseln, um die Kontaktdaten des Verantwortlichen zu finden. Eine weitere Herausforderung lag in der geringen Nutzerakzeptanz des DMS aufgrund der wenig benutzerfreundlichen Oberfläche und Funktionen. Die fehlende Verknüpfung von Intranet und DMS sowie die geringe Nutzerakzeptanz veranlasste Mitarbeitende, die Dokumente zu den Standards erst gar nicht zu suchen oder mit lokal gespeicherten und nicht mehr aktuellen Versionen zu arbeiten. Das Management der Oerlikon Balzers konnte unter diesen Rahmenbedingungen die weltweite Standardisierung nicht wunschgemäss vorantreiben.

Collaboration intense

Oerlikon Balzers entschied sich deshalb, gemeinsam mit Getronics das bestehende Intranet auf SharePoint Server 2010 zu migrieren, um dessen Kombination von Intranet und DMS-Funktionalitäten zu nutzen. Das neue Intranet ist Ausgangspunkt für alle Tätigkeiten der Mitarbeitenden von Oerlikon Balzers. Auf ihm finden sich sowohl allgemeine Informationen, Prozessdokumentationen, Vorlagen und interne Formulare, als auch Arbeitsbereiche für Projekte und Gremien, länderspezifische Intranets sowie Verknüpfungen zu Fachanwendungen.

Für Oerlikon Balzers ist das integrierte DMS die entscheidende Verbesserung von SharePoint Server 2010 gegenüber der Version 2007. Die automatische Versionenverwaltung der Dokumente stellt sicher, dass keine Unsicherheiten bezüglich dem aktuellsten Dokument mehr entstehen.

Einerseits ist zweifelsfrei festzustellen, welches die neueste Version ist, andererseits werden neue Dokumente automatisch als neu markiert. Für eine einfache Übersicht über die Dokumente können sie zu sogenannten Dossiers zusammengefasst werden. Neue Dokumente können intuitiv via Drag and Drop hochgeladen werden. Schliesslich erleichtert die von Microsoft® Office bekannte Benutzeroberfläche sowohl den Einstieg als auch die tägliche Arbeit mit den DMS-Funktionalitäten. Durch die Integration des DMS in das Intranet sind Verknüpfungen zwischen Intranet-Elementen und Dokumentationen einfach zu erstellen. Schliesslich ermöglicht die integrierte Suche, dass mit einer Anfrage alle Dokumente durchsucht werden. Die Verantwortlichen für Marketing und Kommunikation von Oerlikon Balzers nutzen das DMS beispielsweise als zentrale Bibliothek für Branding-Richtlinien und Vorlagen.

Das Intranet mit integriertem DMS unterstützt die für Oerlikon Balzers erfolgskritische Standardisierung der Prozesse. Werden entsprechende Dokumentationen und Vorlagen auf dem Intranet publiziert, erkennen die Mitarbeitenden jederzeit, welches die neueste Dokumentenversion ist. Die Mitarbeitenden erstellen keine lokalen Kopien mehr, weil sie dank der bekannten Benutzeroberfläche und intuitiven Funktionen einfach auf die Dokumente zugreifen können; dies reduziert die Gefahr, dass manche Mitarbeitenden mit veralteten Versionen arbeiten.

Indem die Abteilungen im Intranet auf die Aktualisierung von Dokumentationen hinweisen, werden alle Mitarbeitenden darüber informiert. Mit einer Verknüpfung von der Aktualisierungsmeldung auf das Dokument wird der Zugang zum Dokument sichergestellt. Die hohe Benutzerakzeptanz des DMS sowie die Integration von Intranet und DMS erlauben Oerlikon Balzers eine effektive Umsetzung der weltweiten Standardisierung: Die Verantwortlichen müssen sich nicht mehr darauf fokussieren, dass alle Mitarbeitenden von Aktualisierungen erfahren und ausschliesslich mit der neusten Version arbeiten. Diese Aufgaben übernimmt weitgehend die neue Lösung. Der Fokus liegt wieder stärker auf der inhaltlichen Weiterentwicklung der Standards.