Outsourcing – auch KMU profitieren

Outsourcing kam bislang vor allem für Grossunternehmen in Frage. Immer öfter sind solche Dienstleistungen auch für KMU interessant, denn firmenintern lässt sich das Know-how für die komplexe Informationstechnologie kaum mehr sicherstellen.

Die IT ist in vielen Unternehmen in einem lamentablen Zustand: Typisch sind Client- Server-Umgebungen mit chaotisch gewachsenen Installationen. Es gibt keine wirkliche Kostentransparenz und damit auch keine Anhaltspunkte für eine nachhaltige Kostenreduktion.

Tatsache ist, dass meist der Preis für die Hardware kaufentscheidend ist, obschon dieser gemäss Gartner Group lediglich einen Viertel der Gesamtkosten ausmacht; der grosse Rest fliesst ins Management und in die Wartung der Applikationen. Und so steigen die IT-Kosten über die Lebensdauer betrachtet schleichend an und geraten leicht ausser Kontrolle. Was kann man dagegen tun? Der erste Schritt zu einer konsequenten Kostenkontrolle ist eine Auflistung jener Hardware-, Softwareund Dienstleistungskomponenten, die bestellt und dem Benutzer intern auch belastet werden können. Damit wird sichergestellt, dass Standards eingehalten und nur Komponenten installiert werden, die auch wirklich benötigt werden.

Auf Standards setzen

Der kleinste gemeinsame Nenner ist der Standardarbeitsplatz; er umfasst lediglich Applikationen, die jeder Anwender zwingend haben muss. Bei allen andern Applikationen sind Elemente wie Lizenzkosten, Betriebskosten, Ressourcenbedarf auf dem Client oder Server einzeln zu klären. Dabei stellt man häufig fest, dass auch hier standardisierte Anwendungen günstiger sind als individuelle Installationen.

Bei diesen Abklärungen ist die Hilfe eines externen Dienstleisters von grossem Vorteil – insbesondere bei KMU. Denn diese verfahren sonst gerne nach der Trialand- Error-Methode: Man probiert Applikationen einfach aus und schaut, ob sie etwas taugen. Dabei geht oft vergessen, dass es für die Betreuung dieser Ad-hoc-Lösungen mindestens einen IT-Mitarbeiter braucht – und das ist unverhältnismässig teuer: Ein professionelles Helpdesk für standardisierte Office-Programme für 100 Anwender würde nämlich nur halb so viel kosten.

Sicherheit: Spezialisten beiziehen

Outsourcing lohnt sich auch im Bereich «Sicherheit». Gerade bei kleineren Unternehmen kommen hier aus Gründen der nebenamtlichen Verantwortlichkeit immer wieder Unterlassungssünden vor. Schon kleine Unaufmerksamkeiten bei der täglichen Datensicherung, dem Zurückladen verlorener Daten sowie der Erfüllung gesetzlicher Auflagen können gravierende Folgen haben – auch finanzielle. Das Gleiche gilt für den Bereich «Zugriffssicherheit». Die Passwortverwaltung sowie die Überwachung firmeninterner wie externer Zugriffe überlässt man mit Vorteil einem entsprechend spezialisierten Dienstleister.